Co nás vede k neustálému kontrolování e-mailové schránky?

Co nás vede k neustálému kontrolování e-mailové schránky?

7992. To je počet mých nepřečtených e-mailů. A kolik jich máte vy? Zatímco odpovídáme na jednu zprávu, přijdou nám tři další. E-maily jsou pro mnohé velmi stresujícím faktorem a stávají se zabijákem naší produktivity. Proč máme nutkání neustále e-malivou schránku kontrolovat? A jaké to má dopady na naše zdraví?



Denně člověk dostane v průměru 121 mailů. V roce 2018 to má být až 140. Vyvolává to ve vás pocity úzkosti a paniky? Nemějte obavy, nejste sami.

Tato kvanta emailů způsobují, že si lidé kontrolují své emailové schránky po celý den. Nejen v práci, ale také po probuzení, při obědě s kolegou nebo uprostřed pracovní schůzky. Neustálé kontrolování emailů má negativní dopady na vaše zdraví a může vadit vašemu okolí. Už jste někdy slyšeli větu: „Nekontroluj si pořád ty e-maily,“ nebo: „Proč pořád musíš koukat do toho telefonu, když jsme spolu?“ Pokud ne, tak gratuluji. Patříte mezi menšinu. V průměru si totiž člověk během jedné hodiny zkontroluje emailovou schránku jedenáctkrát.

Podle autorky knihy Unsubscribe, Jocelyn K. Glei, stráví člověk 28 % svého pracovního času manažováním své emailové schránky. To, co kdysi bývalo nezbytným a působivým nástrojem každodenní práce, se stalo zdrojem frustrace, úzkosti a neustálého rozptylování od práce.

V posledních průzkumech, které monitorovaly srdeční frekvenci uživatelů emailů, bylo prokázáno, že emaily způsobují stres, což se podepisuje na našem zdraví. Stres totiž zvyšuje hladinu kortizolu, který přímo ovlivňuje náš trávicí a imunitní systém. To znamená, že když jsme ve stresu, klesne nám energie, naše pozornost se stává rozptýlenou a produktivita se blíží nule.

Jsme jako krysy

Již ve 30. letech minulého století psychologové zjistili, že krysy jsou více než pravidelnými odměnami (100krát zmáčkni páčku a dostaň vždy jídlo) motivováni těmi náhodnými (zmáčkni páčku a někdy dostaň jídlo). Podobně to probíhá při kontrolování naší emailové schránky. Nikdy nevíme, co nás v mailboxu bude čekat a kdy dostaneme zprávu, kterou dostat chceme nebo která nám udělá radost.

Gleiová říká: „Při kontrole e-mailu, když mačkáte tu vaší „páčku“, dostanete většinou mail, který vás obtěžuje nebo zklame – například komunikace s naštvaným klientem nebo urgentní požadavek od vašeho nadřízeného, který je potřeba udělat hned. Jednou za čas však dostanete zprávu, která vám udělá radost a zlepší vám náladu – email od přátel z dětství, od lidí, které jste dlouho neviděli a chybí vám… a právě tyto emaily představují „náhodné odměny“, na kterých jsme tak závislí.

 

Vyřizování emailů je jako boj s větrnými mlýny

Když dokončíme úkol, náš mozek uvolní hormon dopamin, který způsobuje, že se cítíme velmi dobře. Proto toužíme po tom, abychom dokončili všechny úkoly. A tady narážíme na problém s e-mailem, protože když se snažíme postupně všechny maily vyřídit a myslíme si, že se blížíme k cíli, dostáváme v mezičase další a další zprávy, a my se našemu cíli opět vzdalujeme.

 

Z emailu nepoznáme, jak se lidé cítí

Při verbální komunikaci lze u druhého sledovat pohyby, gesta, tón hlasu a snadno vycítíme jeho/její náladu. Přes e-mail toto však pozorovat nelze.

Zjistilo se, že máme sklony k negativnímu chápání e-mailů, které dostáváme. V praxi to znamená, že jakoukoli zprávu pošlete, tak ji příjemce automaticky čte s určitou negativitou. Pokud se odesílatel cítil v době psaní emailu pozitivně, příjemce emailu většinou cítí z textu neutralitu. Pokud se odesílatel cítil neutrálně, příjemce e-mail většinou vnímá negativně. Jednoduše řečeno – při čtení e-mailů se nikdy nebudete cítit skvěle.

 

Opravdu musíme na vše odpovídat?

Několik výzkumů prokázalo, že lidé mají sklony k dodržování tzv. pravidel reciprocity. Jednoduše řečeno to znamená, že na pozitivní akci reagujeme jinou pozitivní akcí. Vysvětlit to můžeme na následujícím příkladu – pokud vám blízký přítel pošle odkaz na zajímavý článek, máte pocit, že mu musíte hned odpovědět se slovy díku, přestože jste si článek důkladně nepřečetli nebo jste ho ani neotevřeli. Jiným příkladem může být email od vašeho nadřízeného. Přestože je napsán tak, že na něj nemusíte odpovídat, přesto máte pocit, že byste měli.

 

Jak bojovat se závislostí?

Více se o tomto tématu můžete dočíst v knize Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done, která vyšla v říjnu 2016 a zatím je dostupná pouze v angličtině.

Autorka Gleiová radí, abyste se soustředili na malé cíle a nepodléhali touze po dokončení všech úkolů. Pro boj s nutkáním k dokončení úkolů doporučuje, abyste si psali, co vše jste za den zvládli a na konci dne tak lépe vyhodnotili váš pokrok.

Pokud patříte mezi ty, kteří mají problém s "pravidlem reciprocity", představte si svoji emailovou schránku jako „komínek“ (nebo spíše „komín“) fyzické pošty. Opravdu byste reagovali na každý dopis? Pokud ano, tak byste se nad tím měli zamyslet a zjistit si, kolik času nad emaily každodenně strávíte.

Určete si, kolikrát za den si zkontrolujete poštu. Kontrolovat e-mailovou schránku každých 5 minut (jako to dělá většina lidí) opravdu není zdravé.

 

Na závěr

Z výše uvedeného vyplývá, že si za většinu stresu můžeme sami. Sečteno a podtrženo – posedlá kontrola emailů je stresující, což má špatný dopad na naše zdraví, práci a produktivitu. Je to neustále se opakující cyklus, a je v naší moci, abychom ho zastavili.


15.02.2018, Redakce